Khám phá PO Cách sử dụng và quản lý hiệu quả

PO là thuật ngữ viết tắt được sử dụng trong hoạt động thương mại và không còn xa lạ với các cá nhân, tổ chức và đặc biệt là các doanh nghiệp. PO là viết tắt của "Purchase Order" - tức là Đơn đặt hàng. Đây là một tài liệu quan trọng để thực hiện các giao dịch mua bán và đảm bảo rằng các sản phẩm và dịch vụ được giao hàng đầy đủ và đúng thời gian.

Định nghĩa PO?

PO là viết tắt của "Purchase Order" - tài liệu thương mại được gửi từ người mua đến nhà cung cấp để đặt mua hàng hóa hoặc dịch vụ. Đơn đặt hàng này là một hợp đồng ràng buộc chính thức giữa người mua và nhà cung cấp để đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên khi thực hiện giao dịch mua bán.

Đơn đặt hàng là tài liệu quan trọng ghi lại thông tin chi tiết của một giao dịch mua bán, bao gồm giá cả đã thỏa thuận giữa 2 bên, số lượng hàng hóa cụ thể và các chi tiết khác như kiểu dáng và màu sắc của sản phẩm.

Xem Thêm: Podcast là gì? Những ưu điểm khiến Podcast ngày càng trở nên phổ biến

Nhiều đơn đặt hàng có thể chính thức hóa các điều khoản thanh toán và vận chuyển. Mỗi đơn đặt hàng nên được đánh số thứ tự để việc theo dõi các khoản thanh toán tương lai được dễ dàng hơn và khớp với hồ sơ vận chuyển hơn.

PO là gì?

Là một chứng từ vô cùng quan trọng, PO mang đến ý nghĩa vô cùng to lớn đối với mỗi doanh nghiệp. Đây được xem là tài liệu dùng để kiểm tra cũng như đánh giá các vấn đề liên quan đến đơn hàng.

Khi hai bên ký kết hợp đồng, PO sẽ bao gồm các thông tin như số lượng hàng, giá cả, điều khoản thanh toán và các điều kiện khác. Mục đích của PO là tìm kiếm và đặt mua sản phẩm và dịch vụ để giúp cho các giao dịch hàng ngày trở nên dễ dàng hơn và thuận tiện hơn cho các bên tham gia.

PO giúp mua hàng đưa ra các yêu cầu của mình đến nhà cung cấp. Nếu có trường hợp hàng không được giao đúng thỏa thuận, cả người mua và người bán đều có thể tham khảo PO. PO cung cấp các tài liệu chính thức về việc bàn giao hàng hóa và tình trạng giao hàng cho các nhóm mua hàng, tài chính và vận hành. Khi tạo đơn hàng, chi phí sẽ được thiết lập, giúp bạn đánh giá và lập kế hoạch chi tiêu phù hợp.

PO là một ràng buộc pháp lý khi không có hợp đồng chính thức. Tuy nhiên, PO chỉ trở thành tài liệu pháp lý khi được nhà cung cấp chấp thuận. Ngoài ra, PO là một yếu tố quan trọng trong việc kiểm soát và quản lý đơn đặt hàng, giúp quá trình phát hành, xử lý và ghi chép trở nên thuận tiện hơn và đảm bảo được tính chính xác của thông tin.

Xem Thêm: Môi trường làm việc của bạn có “toxic” hay không?

Nội dung ĐĐH.

Để đảm bảo tính rõ ràng, dễ hiểu và đầy đủ thông tin cần thiết cho cho quá trình đặt hàng, mua hàng thì một PO sẽ bao gồm các yếu tố cơ bản như sau:

• Số PO
• Ngày lập PO
• PIC
• Người bán/ người mua: Tên và thông tin liên hệ
• Số lượng hàng hóa/ sản phẩm
• Mô tả về hàng hóa/ sản phẩm
• Đơn giá
• Thông số kỹ thuật của sản phẩm
• Điều khoản thanh toán
• Tổng giá trị hợp đồng
• Một số điều kiện đặc biệt như Discount, FOC,…
• Điều kiện giao hàng
• Chữ ký của bên mua và bên bán

Sự khác nhau giữa PO và Invoice là gì?

Invoice, hay còn gọi là hóa đơn, là chứng từ xuất hiện khi mua hàng. Nhiều người nghĩ rằng PO cũng là loại hóa đơn, nhưng thực tế, hai khái niệm này khác nhau và được phân biệt bằng một số điểm khác nhau như sau:

• Đơn đặt hàng sẽ được bên mua hàng chuẩn bị khi cần đặt các loại hàng hóa, dịch vụ. Trong khi đó, hóa đơn lại được tạo nên bởi bên bán với mục đích lưu trữ giao dịch mua và bán đã diễn ra và được yêu cầu thanh toán khi các mặt hàng đã được xuất kho.
• Đơn đặt hàng sẽ được gửi cho bên bán và hóa đơn sẽ được giữ lại cho bên mua
• PO chỉ được tạo lên khi bên mua có nhu cầu đặt hàng. Còn hóa đơn sẽ được tạo nên khi bên mua đã thực hiện thành công mua hàng. Hóa đơn sẽ được xuất tự động và quản lý công nợ bởi các phần mềm quản lý hóa đơn.
• PO thường yêu cầu rõ về các thông tin bắt buộc trong hợp đồng khi mua bán hàng. Trong khi đó, các hóa đơn sẽ thường chỉ được dùng để xác nhận quá trình bán hàng cũng như lưu trữ chứng từ giúp phục vụ quá trình kết toán.

Các quy trình sử dụng PO

Tùy vào từng loại hình kinh doanh mà có quy trình mua hàng PO sẽ khác nhau. Nhưng thông thường các bước sử dụng và tạo PO sẽ diễn ra theo quy trình như sau:

• Bước 1: Bên mua hàng tìm hiểu và quyết định mua sản phẩm, dịch vụ bất kỳ cho doanh nghiệp
• Bước 2: Bên mua sẽ xuất PO cho bên bán để bắt đầu quá trình mua hàng
• Bước 3: Bên bán sẽ nhận PO và xác nhận với bên mua xem có thể đáp ứng điều kiện đặt hàng hay không. Nếu bên bán không thể thực hiện được thì bên mua có thể sẽ bị hủy đơn.
• Bước 4: Nếu bên bán xác nhận đã thực hiện giao dịch thì bên mua sẽ chuẩn bị đơn hàng dựa trên đơn hàng trong kho hoặc có thể lên lịch sản xuất để đảm bảo khả năng cung cấp đầy đủ số lượng hàng hóa đúng tiến độ mà bên mua đã yêu cầu.
• Bước 5: Sau khi sản xuất đủ số lượng đơn hàng, bên bán có thể nhờ đơn vị chuyên về vận tải cung cấp dịch vụ vận chuyển với số lượng PO mà bên mua đã gửi đến.
• Bước 6: Khi bên bán hàng lập hóa đơn cho đơn đặt hàng. Trong đó có sử dụng số PO mà bên mua gửi đến đảm bảo tính chính xác cũng như khả năng kiểm tra chéo thông tin giao hàng một cách nhanh nhất có thể.
• Bước 7: Bên mua hàng sau khi kiểm tra hàng có thể sẽ thực hiện quá trình thanh toán theo các điều khoản trong đơn đặt hàng với bên bán.

Làm sao để quản lý PO hiệu quả?

PO là một chứng từ vô cùng quan trọng với doanh nghiệp vì thế việc quản lý PO đúng cách sẽ là yếu tố vô cùng quan trọng để hạn chế tối đa những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình làm việc với nhà cung cấp.

• Quản lý bởi nhà cung cấp mà doanh nghiệp đã từng đặt hàng. Hồ sơ nhà cung cấp cần bảo đảm tính rõ ràng, dễ tiếp cận cũng như hợp lý hóa các hoạt động mua sắm. Điều này giúp việc lựa chọn nhà cung cấp trở nên chính xác và dễ dàng hơn.
• Tạo dựng các hạn chế về khoản chi phí liên quan đến ngân sách bằng việc phân loại sản phẩm, dịch vụ cần thiết để bổ sung hàng tồn kho cũng như tách khoản mua thành nhiều danh mục khác nhau.
• Triển khai hệ thống phê duyệt mua hàng để có thể kiểm soát vấn đề chi phí cũng như ngăn ngừa việc quản lý tài chính yếu kém. Triển khai quy trình phê duyệt đúng cách giúp bạn có thể ngăn chặn việc mua hàng không đạt yêu cầu, đặc biệt là trong trường hợp đơn hàng trùng lặp được đặt trong cùng một sản phẩm.
• Đưa ra các đề mục cần kiểm tra để đánh giá và đảm bảo chất lượng, giúp duy trì dữ liệu chính xác của đơn hàng. Từ đó giúp giảm thiểu sai sót và đảm bảo tất cả các chi tiết đều được điền chính xác, bao gồm các thông tin quan trọng như số lượng mua, giá cả hay các chi phí vận chuyển cũng như các khoản thuế đánh vào hàng hóa.
• Quản lý hồ sơ và tài liệu giúp đảm bảo quá trình kiểm toán. Hồ sơ cần được lưu trữ một cách đúng nhất để hạn chế thất thoát, nhầm lẫn và đặc biệt là đảm bảo về tính bảo mật cho các chứng từ.
• Quy trình hủy đơn cũng cần phải rõ ràng. Cùng với đó, khi PO bị hủy, cần có một văn bản chính thức, gồm các thông tin liên quan cùng chữ ký phê duyệt. PO bị hủy cần được lưu trữ cùng với các tài liệu có liên quan.

Để quản lý đơn hàng và đơn nhập một cách hiệu quả, nhiều cửa hàng bán lẻ sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để lưu trữ và theo dõi các quá trình từ đặt hàng, nhập hàng cho đến nhập kho. Phần mềm cũng giúp quản lý chi tiết các nhà cung cấp và công nợ, giúp tính toán chi phí nhập hàng và thanh toán đúng hạn. Điều này giúp cho việc quản lý đơn hàng và đơn nhập trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Cùng với đó, dựa trên các báo cáo bán hàng bạn cũng có thể đánh giá hiệu quả bán hàng của từng sản phẩm theo từng nhà cung cấp khác nhau. Để từ đó theo dõi nhu cầu của khách hàng và lên kế hoạch nhập hàng phù hợp.

Đây là một số thông tin chính về PO mà chúng tôi muốn chia sẻ. Hy vọng những điều này sẽ giúp bạn triển khai PO một cách hiệu quả hơn và quản lý tốt hơn. Liên hệ với chúng tôi nếu bạn cần trợ giúp.