KPI là gì? Tìm hiểu về KPI và cách xây dựng chỉ số KPI hiệu quả

KPI là từ viết tắt thường dùng trong doanh nghiệp để đo lường tiến độ làm việc và mục tiêu cần đạt được trong thời gian nhất định. Để hiểu rõ hơn về KPI, ta cần biết ý nghĩa và cách xây dựng KPI để đạt hiệu quả cao nhất. Hãy cùng tìm hiểu thêm thông tin về KPI trong bài viết sau đây!

KPI nghĩa là gì?

Key Performance Indicator (KPI) là chỉ số đánh giá hiệu suất làm việc của cá nhân, phòng ban hoặc công ty. KPI có thể được đo bằng con số hoặc định tính, ví dụ như doanh số bán hàng hoặc lượt truy cập website. KPI giúp khuyến khích mỗi cá nhân, phòng ban hoạt động tích cực để đạt được mục tiêu ngắn hạn của công ty và tự đánh giá kết quả làm việc trong thời gian nhất định. Đây là một công cụ quan trọng để quản lý và cải thiện hoạt động kinh doanh của công ty, đồng thời giúp tăng cường sự minh bạch và sự cạnh tranh giữa các cá nhân, phòng ban trong công ty.

Chạy KPI là cụm từ thường được sử dụng trong doanh nghiệp và được các bạn trẻ gen Z sử dụng phổ biến. Nó đơn giản là việc cố gắng hoàn thành KPI được giao trong thời hạn hoặc sớm hơn. Có thể hiểu chạy KPI là nỗ lực hết sức để đạt được mục tiêu đã được đề ra.

Xem Thêm: IMC Tất tần tật điều cần biết cho marketer

Phân loại KPI

Có rất nhiều chỉ số KPI nhưng ta chỉ phân loại chúng thành 2 loại chính là:

KPI chiến lược

KPI chiến lược là các chỉ tiêu liên quan đến mục tiêu chiến lược của công ty trong thời gian dài hoặc ngắn. Chúng thường đo lường các vấn đề trực tiếp ảnh hưởng đến kinh doanh như lợi nhuận, doanh thu, nguồn vốn, thị phần,... Được chỉ định bởi cấp lãnh đạo cao, KPI chiến lược giúp đánh giá hiệu quả kinh doanh của công ty.

Ví dụ: Công ty đặt mục tiêu chiến lược là phải đạt 5 tỷ doanh thu mỗi tháng và mỗi năm là 60 tỷ. Nếu không đạt được mục tiêu đó thì công ty sẽ bị ảnh hưởng, nhà đầu tư rút vốn hay các ban ngành bị buộc thôi việc.

Chỉ tiêu chiến thuật.

KPI thực thi chiến lược.

Ví dụ: Phòng sale được giao nhiệm vụ tăng doanh số bán hàng trong một chiến dịch. Trưởng phòng đưa ra KPI chiến lược là phải đạt 100.000 đơn hàng trong vòng 1 tuần. Nhân viên sẽ dễ dàng thực hiện và có mục tiêu cụ thể để phấn đấu.

Xem Thêm: Maximizing Business Efficiency with Getresponse Hướng dẫn sử dụng để duy trì kết nối và tối ưu hoá vận hành doanh nghiệp

Cách xây dựng KPI

Lựa chọn chỉ số KPI tốt

Để xây dựng được chỉ số KPI một cách hiệu quả, bạn cần có một chỉ số KPI tốt. Tuy nhiên, làm thế nào để đánh giá một chỉ số KPI tốt. Hay tham khảo một số yếu tố dưới đây để đưa ra một lựa chọn đúng đắn nhé!

Ví dụ: Phòng sale được giao nhiệm vụ tăng doanh số bán hàng trong một chiến dịch. Trưởng phòng đưa ra KPI chiến lược là phải đạt 100.000 đơn hàng trong vòng 1 tuần. Nhân viên sẽ dễ dàng thực hiện và có mục tiêu cụ thể để phấn đấu.

Ví dụ: Không thể giao KPI đạt doanh số bán hàng cho phòng nhân sự thực hiện.

• Chỉ số KPI phải tập trung đúng mục tiêu trọng tâm. Bạn sẽ nghĩ ra được vô số chỉ tiêu cho một chiến dịch mà không thể liệt kê hết. Bạn cần cân nhắc và chắt lọc chỉ tiêu nào quan trọng có tính đóng góp cao cho mục tiêu chung. KPI ít nhưng mang lại giá trị cao còn hơn nhiều KPI nhưng lại không đem lại giá trị gì.
• KPI cần đáp ứng đầy đủ các tiêu chí Smart như Measurable, Specific, Time-bound, Realistic/Relevant và Achievable.

Các tiêu chí Smart trong KPI

Specific: Khi đưa ra KPI thì không được chung chung mà cần phải rõ ràng và chính xác về con số mục tiêu cần đạt được cho từng nhiệm vụ. Theo đó người nhận nhiệm vụ mới có thể hiểu rõ mình cần làm gì và cần cố gắng như thế nào để đạt được KPI

Measurable: Không chỉ cần cụ thể, khi đặt ra KPI cũng cần phải đo lường nhằm mục đích giúp cấp trên có thể đánh giá hiệu quả công việc một cách thuận lợi và dễ dàng. Bạn có thể sử dụng các ứng dụng hay phần mềm để hỗ trợ trong việc đo lường chỉ số. Hay bạn có thể thuê người ngoài, tuy nhiên rất ít công ty dùng cách này vì họ không muốn tiết lộ thông tin nội bộ.

Achievable: Khi đưa ra KPI cần phải phù hợp với ình hình công ty về nguồn lực cũng như nhân lực. Không nên đưa ra các chỉ số KPI hấp dẫn nhưng công ty lại không đủ điều kiện và khả năng để thực hiện điều đó.

Realistic/Relevant: Khi chuẩn bị đặt KPI bạn còn cần xem xét kỹ lưỡng các tác nhân bên ngoài như tình hình xã hội, thị trường,… Trong trường hợp bạn bỏ qua bước đánh giá này thì rất có thể KPI đó không thể thực hiện được hoặc không thể hoàn thành cũng như không phản ánh đúng về giá trị của công ty.

Time-bound: Đặt ra mốc thời gian cụ thể để người nhận công việc có thể quản lý được thời gian cũng như biết mình cần ưu tiên việc gì trước để có thể hoàn thành KPI đúng thời hạn. Điều này sẽ giúp cho công việc chung của mọi người được diễn ra đúng theo tiến độ kế hoạch mà công ty đề ra.

Quy trình xây dựng KPI

Xác định chủ thể xây dựng KPI: Trước hết bạn cần xác định ai là người chịu trách nhiệm xây dựng và phổ biến các chỉ tiêu KPI. Chắc chắn đây sẽ là người nắm rõ nhất kế hoạch cũng như mục tiêu chiến lược của công ty.

Xác định chức năng, nhiệm vụ: Người đặt ra sẽ là người hiểu rõ nhất các chức năng của từng phòng ban để phân chia KPI sao cho phù hợp. Đảm bảo mỗi bộ phận sẽ làm đúng chức năng để đem lại kết quả tốt nhất cho công việc.

Xem Thêm: Kwfinder – Bí quyết nghiên cứu từ khóa thần tốc cho SEO thành công

Xác định nhiệm vụ của mỗi cá nhân: Khi đã có đầy đủ KPI cho các bộ phận phòng ban thì cần lập thêm KPI cho từng cá nhân. KPI cá nhân cần phải nêu rõ nhiệm vụ, thời gian hoàn thành để các nhân sự làm việc có trách nhiệm và hiệu quả.

Xác định chỉ số hiệu suất cố lõi của KPI: Sau khi đặt KPI cho từng bộ phận, cá nhân thì cần xác định chỉ số hiệu suất cốt lõi và những nhiệm vụ phù hợp. Nhằm đánh giá hiệu quả trong quá trình thực hiện.

Xác định khung điểm cho kết quả: Mỗi doanh nghiệp sẽ đưa ra những mức đánh giá KPI khác nhau. Tuy nhiên bạn cần bảo đảm xác định rõ khung điểm. Điều này sẽ giúp cho người quản lý dễ dàng đánh giá được hiệu quả hoàn thành công việc.

Đo lường, tổng kết và điều chỉnh hợp lý: Sau thời gian thực hiện, người quản lý sẽ nhận được bảng tổng hợp kết quả mức độ hoàn thành nhiệm vụ của từng cá nhân, phòng ban và tiến hành đánh giá và so sánh toàn diện.