Onboarding là gì? Xây dựng quy trình Onboarding ấn tượng với nhân viên mới

Onboarding là quá trình giúp nhân viên mới hòa nhập và nắm bắt công việc nhanh chóng. Các doanh nghiệp cần chú trọng vào onboarding để giúp nhân viên hòa nhập với môi trường và văn hóa của tổ chức. Vậy onboarding là gì? Làm thế nào để quy trình Onboarding ấn tượng? Hãy cùng Ninja tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

I. Onboarding là gì?

Onboarding là đào tạo nhập môn cho nhân viên mới. Đây là quá trình hội nhập nhân sự trong đó nhân viên mới được tích hợp vào tổ chức. Họ sẽ làm quen với văn hóa doanh nghiệp, thành viên trong nhóm, và người hướng dẫn để nắm vững công việc. Đây là giai đoạn mà doanh nghiệp có thể xây dựng văn hóa và lòng tin đối với nhân viên mới, giúp duy trì nhân sự lâu dài và tăng hiệu suất làm việc.

Sau quá trình onboarding, nhân viên sẽ có thêm kiến thức, kỹ năng, và cách giao tiếp phù hợp trong công ty. Điều này giúp họ hòa nhập nhanh chóng và làm việc hiệu quả hơn, mang lại lợi ích cho cả nhân viên và doanh nghiệp. Như: 

- Thu hẹp khoảng cách trình độ giữa nhân viên mới và cũ, tạo ra quy trình làm việc đồng nhất. 

- Tạo ra sự kết nối giữa quá trình tuyển dụng và đào tạo. Việc tuyển dụng trở nên dễ dàng và không gặp gián đoạn. 

- Giúp nhân viên xây dựng lộ trình phát triển rõ ràng, giúp họ nắm bắt cơ hội khi gắn bó với doanh nghiệp. Nó cũng giúp người quản lý hiểu hơn về nhân viên và tạo sự ăn ý giữa hai bên.

- Tiết kiệm chi phí đào tạo, thời gian cho doanh nghiệp 

- Ổn định tâm lý, xoa dịu sự ngỡ ngàng, ngại ngùng cho nhân viên mới. 

II. Onboarding Process là gì?

Quy trình Onboarding khác nhau tùy theo từng doanh nghiệp, phụ thuộc chủ yếu vào quy mô tuyển dụng và các thủ tục làm việc không đồng nhất. Một số tổ chức thực hiện quá trình gia nhập trong một hoặc hai ngày, trong khi các tổ chức khác có thể kéo dài trong một hoặc nhiều tháng.

Ngày đầu làm việc để lại ấn tượng quan trọng là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến quyết định có gắn bó của nhân viên với doanh nghiệp. Quá trình onboarding thường bao gồm các hoạt động như: 

- Hoàn thành quy trình tuyển dụng ban đầu, cung cấp thông tin cá nhân. 

- Tìm hiểu về tổ chức, cấu trúc, văn hóa, tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị của tổ chức. 

- Làm quen với đội nhóm và người quản lý. 

- Nhận thiết bị và tài khoản truy cập hệ thống của doanh nghiệp.

III. Điểm khác biệt giữa HR Onboarding và Customer Onboarding

Dù có mục tiêu tương tự nhau, HR Onboarding và Customer Onboarding khác nhau về đối tượng mà chúng hướng đến.

>> Xem thêm: Top 15+ câu hỏi phỏng vấn Content Marketing kinh điển 2023

Tổng quan, HR Onboarding và Customer Onboarding đều nhằm tạo điều kiện tốt nhất cho đối tượng mà chúng hướng đến. HR Onboarding giúp nhân viên mới hòa nhập với tổ chức và nắm bắt công việc, trong khi Customer Onboarding đảm bảo khách hàng mới có trải nghiệm tốt và tận hưởng các giá trị mà doanh nghiệp cung cấp.
Quá trình HR Onboarding và Customer Onboarding có sự liên kết với nhau.
- Trong đó HR Onboarding đóng vai trò là bước tiền đề cho Customer Onboarding.
- Doanh nghiệp trải qua và làm mẫu quá trình này đối với nhân viên, từ đó nhân viên có thể cung cấp trải nghiệm và kiến thức tốt nhất cho khách hàng.
- Điều này giúp nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng, đồng thời đảm bảo rằng khách hàng không chuyển sang đối thủ trong quá trình trải nghiệm dịch vụ.

IV. Quy trình Onboarding ấn tượng và hiệu quả cho doanh nghiệp

Sau khi đã nắm được khái niệm về Onboarding là gì? chúng ta có thể thấy tùy thuộc vào quy mô tuyển dụng và phương pháp hoạt động của từng doanh nghiệp, quy trình onboarding có thể khác nhau. Để xây dựng quy trình onboarding ấn tượng và hiệu quả cho doanh nghiệp, chúng ta hãy cùng khám phá 3 bước dưới đây:

1. Pre-Onboarding

Việc chuẩn bị đầy đủ cho nhân viên mới trước khi nhận việc sẽ tạo không khí thân thiện và giúp họ hòa nhập nhanh chóng. Vì vậy hãy chuẩn bị những điều sau để đảm bảo sự thoải mái cho nhân viên mới:
- Chuẩn bị sẵn sổ tay và bút viết để nhân viên mới có thể ghi chú và ghi lại thông tin quan trọng trong quá trình làm việc.
- Chuẩn bị đồng phục chính thức của công ty để nhân viên mới có thể mặc từ ngày đầu tiên và cảm thấy hòa nhập vào đội ngũ.

>> Xem thêm: Những Tiêu Chí Đánh Giá Năng Lực Cạnh Tranh Của Doanh Nghiệp Nên Biết

- Cung cấp những thông tin cần thiết về công việc, quy trình làm việc và văn hóa nội bộ của tổ chức.
- Chuẩn bị sẵn hồ sơ nhân viên và các giấy tờ liên quan như hợp đồng lao động, biểu mẫu đăng ký và các thông tin cá nhân khác. Việc này giúp giảm thời gian và công sức của nhân viên mới trong quá trình điền đơn và hoàn tất các thủ tục.
- Hãy đảm bảo rằng nhân viên mới đã được chuẩn bị sẵn đồ dùng, chỗ ngồi và trang thiết bị cần thiết để làm việc.

2. Ngày đầu tiên đi làm

Đây là một ngày quan trọng để tạo ấn tượng đầu tiên cho nhân viên. Trong giai đoạn này, công việc không phải là yếu tố quan trọng nhất.
Hãy bắt đầu bằng một tour quanh văn phòng để giới thiệu các bộ phận và phần của doanh nghiệp. Khi kết thúc tour, nhân viên mới sẽ đến bộ phận làm việc của mình để chào hỏi và làm quen với đồng nghiệp.
Tiếp theo, giới thiệu về quy chế chung của công ty, hệ thống lương thưởng, phụ cấp,... để ký hợp đồng và hoàn thiện hồ sơ nhân viên.
Sau đó, tiến hành bàn giao các đồ dùng, công cụ, tài khoản, phần mềm hỗ trợ,... và giúp nhân viên mới làm quen với chúng. Trưởng bộ phận sẽ gặp mặt và trao đổi với nhân viên mới để hiểu mong muốn, nguyện vọng và làm rõ nhiệm vụ công việc.
Cuối ngày làm việc đầu tiên, sẽ tổ chức một buổi tiệc nhỏ để nhân viên mới làm quen với mọi người trong công ty. HR cũng sẽ đăng một bài viết trên group hoặc kênh nội bộ của công ty để giới thiệu nhân viên mới. Điều này giúp nhân viên mới cảm thấy mình là một phần của gia đình công ty.
Không khí vui vẻ là điều rất quan trọng trong ngày làm việc đầu tiên.

3. Sau khi nhân viên đã làm việc

Training sẽ diễn ra qua một sự kết hợp giữa buổi đào tạo và on-job-training, kèm theo sự hướng dẫn từ người điều hành công việc.

- Đối với nhân viên mới, việc được trang bị kiến thức một cách bài bản và chuyên nghiệp sẽ giúp họ phát huy tối đa khả năng để hoàn thành công việc được giao, từ đó tăng hiệu suất làm việc và đóng góp vào sự phát triển của doanh nghiệp.

- Sự quan tâm và hỗ trợ từ người khác không chỉ giúp nhân viên mới nắm vững chuyên môn mà còn giúp họ thích nghi với môi trường làm việc và trở nên chủ động trong việc học hỏi.
- Sau khoảng 2-3 tháng, ta có thể hiểu rõ hơn về năng lực và mong muốn của nhân viên. Đây là thời gian đủ để đánh giá xem nhân viên có phù hợp lâu dài hay không.
- Onboarding là một quy trình quan trọng để tạo ra một doanh nghiệp chuyên nghiệp và bền vững. Nó là mắt xích liên kết giữa quá trình tuyển dụng và đào tạo.
- Các bước mà ta đã nêu không phải là quy trình cố định mà cần được tùy biến dựa trên ngành nghề và văn hóa riêng của doanh nghiệp. Tại các doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng số lượng lớn, HR sẽ mất nhiều thời gian và gặp nhiều khó khăn trong quá trình tuyển dụng và tiếp nhận nhân sự. Vì vậy việc áp dụng quy trình Onboarding sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn.
Qua bài viết này, Ninja đã chia sẻ với bạn Onboarding là gì? Và cách xây dựng quy trình Onboarding ấn tượng và hiệu quả. Hy vọng bài viết này sẽ mang lại những thông tin hữu ích với bạn. Chúc bạn thành công!

Nguồn lực Marketing là gì? Cách quản lý nguồn lực tiếp thị hiệu quả 2023

Nguồn lực marketing là gì? Các loại nguồn lực marketing phổ biến nhất và đâu là cách để quản lý nguồn lực marketing hiệu quả? Các chuyên gia marketing phải quản lý một hoặc thậm chí nhiều chiến dịch cùng một l&...

Lead trong marketing là gì? Tầm quan trọng của việc phân loại lead trong chiến dịch tiếp thị

Trong thời kỳ Marketing 4.0, thuật ngữ "Lead" đã trở nên phổ biến và quen thuộc. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng thực sự hiểu rõ về ý nghĩa của khái niệm lead trong marketing là gì? Hãy cùng Ninja kh&...